Mit seinem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das Bundesfinanzministerium bereits früh angekündigt, welchen neuen Vorgaben IT-gestützte Unternehmensprozesse mit Beginn des Kalenderjahres 2017 unterliegen.
Die Neuregelung der Archivierungspflicht betrifft fast alle Unternehmen und verlangt von ihnen ein hohes Maß an Professionalisierung im Umgang mit dem elektronisch unterstütztem Erzeugen, Empfangen, Verarbeiten und Übermitteln von buchungsrelevanten Daten. Die digitale Archivierung von E-Mails ist hier das zentrale Thema.
Wir haben die wichtigsten Archivierungsanforderungen des GoBD in einer Übersicht zusammengetragen:
- Aufbewahrungspflicht zur rechtskonformen Archivierung von Emails
Emails sind dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie buchungsrelevante Daten im Sinne eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs, Rechnungen, Angebote, Belege oder vertragliche Korrespondenz enthalten. Dabei kann es sich sowohl um den Email-Text selbst, Anhänge oder auch Attribute der E-Mail handeln.
- Wie muss die rechtskonforme Aufbewahrung/Archivierung erfolgen? Umgang mit Dateianhängen
Auch bei einer internen Weiterverarbeitung der Email bzw. deren Anhänge dürfen die Auswertungs- bzw. Recherchemöglichkeiten im Vergleich zum Ausgangsformat nicht eingeschränkt werden. Verschlüsselte E-Mails müssen grundsätzlich unverschlüsselt aufbewahrt werden.
- E-Mail als Container (E-Mail-Anhänge)
Sofern die Email selbst keine weiteren steuerrelevanten Informationen beinhaltet, muss diese E-Mail selbst nicht aufbewahrt werden. Die Speicherung der transportierten Anhänge reicht gemäß dem GoBD aus.
- Unveränderbarkeit sicherstellen
Dokumente dürfen nach ihrer Archivierung nicht mehr verändert werden können. Die reine Ablage in Mailsystemen oder Dateisystemen reicht auch hier in den allermeisten Fällen nicht mehr aus.
- Verfahrensdokumentation erforderlich
Die Prozesse des Empfangs und Versands von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails sind in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Sie muss für einen sachverständigen Dritten verständlich formuliert und darüber in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
- Auswertbarkeit
Steuerlich relevante Archivierungen sind von anderen E-Mails und Dokumenten zu trennen und müssen sowohl als Volltextsuche als auch maschinell ausgewertet werden können.
Auch wenn die Zusammenstellung keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, wird schnell klar, dass den Anforderungen des GoBD nicht ohne weiteres mit vorhandenen Mittel wie Mail- oder Dateisystemen entsprochen werden kann.
Um die Vorgaben des GoBD erfüllen zu können bieten wir Ihnen gerne verschiedene zertifizierte Lösungen an, die darüber hinaus noch weiteren Zusatznutzen für Sie bereithalten.
Zusätzlicher Nutzen für Unternehmen
Unsere Email-Lösungen bieten aber nicht nur die Rechtskonformität zu den Forderungen der GoBD, sondern auch eine Reihe von Features darüber hinaus:
- Wiederherstellung von E-Mails
Versehentlich gelöschten Emails können wieder bereitgestellt werden
- Domainweite Suche von E-Mails (auch archivierter E-Mails)
Über alle Mailkonten können domainweit Emails zu einem bestimmten Sachverhalt gesucht werden. Dieses Feature ist etwa bei Rechtsstreitigkeiten sehr interessant. Die Ergebnisse einer solchen Suche können sogar an Dritte freigegeben werden.
- Automatische Löschung
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können Email zuverlässig gelöscht werden.
- Keine Speicherbeschränkung
Die Emaillösungen stellen ihnen so viel Speicherplatz zur Verfügung wie sie benötigen.
Wir meinen: Wer sich bisher noch nicht mit dem Thema beschäftigt hat, sollte jetzt handeln. Denn neben den zwingenden gesetzlichen Forderungen bieten gute Lösungen nebenbei noch jede Menge Nutzen.
Unsere Experten beraten Sie gerne!
Tel.: 02051 802 370
Email-Kontakt